การสื่อสารข้อมูลมีบทบาทสำคัญต่อการตัดสินใจทางธุรกิจ การใช้ Charts และ Graphs อย่างเหมาะสมจะช่วยให้การนำเสนอข้อมูลสื่อสารได้อย่างชัดเจนอีกทั้งทำให้ผู้ได้รับสารเข้าใจในสารนั้นง่ายขึ้น บทความนี้สรุปขั้นตอนในการใช้ Charts และ Graphs สื่อสารข้อมูลธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ

6 Steps สื่อสารข้อมูลทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพด้วย Charts & Graphs

1. กำหนดเป้าหมายของการสื่อสาร

ก่อนเริ่มออกแบบ Charts หรือ Graphs สิ่งสำคัญคือต้อง กำหนดเป้าหมายของการสื่อสาร ให้ชัดเจนเสียก่อน เป้าหมายนี้จะช่วยกำหนดทิศทางและรูปแบบการนำเสนอข้อมูล ตัวอย่างเช่น หากต้องการสื่อสารผลประกอบการรายปีให้กับผู้บริหาร การใช้ Bar Chart หรือ Line Chart จะช่วยให้เห็นภาพรวม เปรียบเทียบข้อมูล และวิเคราะห์แนวโน้มได้อย่างชัดเจน

2. เลือก Chart และ Graph ที่เหมาะสม

การเลือกประเภทของ Chart หรือ Graph ควรคำนึงถึงลักษณะของข้อมูลและจุดประสงค์ของการนำเสนอ ตัวอย่างเช่น:

• Bar Chart: เหมาะสำหรับการเปรียบเทียบข้อมูลในกลุ่มต่าง ๆ ตัวอย่างเช่น การใช้ Bar Chart แสดงยอดขายของสินค้าในแต่ละไตรมาสของปี 2023 จะช่วยให้เห็นภาพรวมและเปรียบเทียบยอดขายระหว่างไตรมาสได้อย่างชัดเจน
• Line Chart: เหมาะสำหรับการแสดงแนวโน้มของข้อมูลตามช่วงเวลา ตัวอย่างเช่น การใช้ Line Chart แสดงอุณหภูมิเฉลี่ยรายเดือนหรือรายปี อาจจะช่วยให้เห็นแนวโน้มของการเกิดภาวะโลกร้อนได้
• Pie Chart: เหมาะสำหรับการแสดงสัดส่วนของข้อมูลทั้งหมด ตัวอย่างเช่น การใช้ Pie Chart แสดงสัดส่วนของรายได้จากประเภทสินค้าที่ขาย จะช่วยให้เห็นภาพรวมของการขายได้

3. การออกแบบที่เรียบง่ายและชัดเจน

การออกแบบ Chart และ Graph ควรคำนึงถึงความเรียบง่ายและเข้าใจง่าย หลีกเลี่ยงการใช้สีและสัญลักษณ์ที่มากเกินไป เพราะจะทำให้ผู้รับสารสับสน การใช้สีที่ตัดกันจะช่วยเน้นข้อมูลสำคัญ ทำให้ผู้รับสารสามารถจดจ่อกับข้อมูลที่ต้องการได้ดียิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น:

• Bar Chart: ควรใช้สีที่สดใส แต่ไม่แสบตา และควรมีช่องว่างระหว่างแท่งเพื่อความชัดเจน
• Line Chart: ควรใช้สีที่ต่างกันสำหรับแต่ละเส้น เพื่อให้การเปรียบเทียบระหว่างเส้นเป็นไปได้ง่าย
• Pie Chart: ควรใช้สีที่ไม่เกิน 5-6 สี และควรมีตัวอักษรระบุสัดส่วนของแต่ละส่วน

4. การใส่ Label และ Legend ให้เห็นชัดเจน

การใส่ Label และ Legend ที่ชัดเจนช่วยให้ผู้รับข้อมูลเข้าใจได้ง่ายขึ้น Label ควรอธิบายข้อมูลที่แสดงในแต่ละจุดอย่างชัดเจน Legend ควรอธิบายความหมายของสีหรือสัญลักษณ์ที่ใช้ใน Chart หรือ Graph อย่างชัดเจน ตำแหน่งของ Label/Legend ควรอยู่ใกล้กับสิ่งที่ต้องการอธิบาย และควรใช้ขนาดตัวอักษรที่อ่านง่าย

5. การจัดเรียงข้อมูลตามความสำคัญ

การจัดเรียงข้อมูลตามความสำคัญช่วยให้ผู้รับข้อมูลสามารถจับประเด็นสำคัญได้อย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น ใน Bar Chart ควรจัดเรียงจากมากไปน้อยหรือจากน้อยไปมากเพื่อให้เห็นแนวโน้มและความสำคัญของข้อมูล

6. การตรวจสอบและปรับปรุง

การตรวจสอบและปรับปรุง Chart และ Graph ก่อนนำเสนอเป็นสิ่งสำคัญ ควรตรวจสอบว่าข้อมูลที่แสดงบน Chart และ Graph นั้นถูกต้อง และเป็นปัจจุบัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Chart และ Graph นั้นออกแบบได้อย่างเรียบง่าย เข้าใจง่าย และมีสีสันที่เหมาะสม ทดสอบกับกลุ่มผู้รับข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจข้อมูลตามที่เราต้องการ
ตัวอย่าง: การนำเสนอข้อมูลการเติบโตของรายได้ ควรตรวจสอบว่าค่าตัวเลขและการแสดงผลถูกต้อง การทดสอบกับผู้ใช้งานจริงเพื่อดูว่าพวกเขาเข้าใจแนวโน้มการเติบโตหรือไม่

การสื่อสารข้อมูลธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพด้วย Charts และ Graphs ต้องอาศัยการวางแผนและการออกแบบที่ดี ข้อมูลที่ถูกนำเสนออย่างชัดเจนและเข้าใจง่ายจะช่วยให้การตัดสินใจทางธุรกิจเป็นไปอย่างรวดเร็วและแม่นยำ ส่งผลให้ธุรกิจสามารถเติบโตและแข่งขันได้อย่างมีประสิทธิภาพในตลาดที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน